Nous voilà à la veille du 1er août. Sur les routes, le chassé-croisé entre juillettistes et aoûtiens se prépare. Sur les plateaux projets, c’est une autre migration qui s’opère : les open spaces vont se vider, les décideurs s’absenter et les réponses automatiques fleurir dans les boîtes mail. Et pourtant, les projets continuent. Les livrables tombent, les jalons approchent, les délais courent.
C’est en effet une certitude, rares sont les contrats qui prévoient une trêve estivale. En quinze ans de carrière, je n’ai jamais croisé de clause d’armistice qui suspend les obligations des parties entre le 1er et le 31 août. Sauf stipulation contraire, une notification reçue le 4 août est une notification valablement reçue, que son destinataire soit à son bureau ou sur un transat. Si le contrat fait parfois la distinction entre « business days » et « calendar days », il est très rare qu’il connaisse les ponts, les congés, ou le décalage horaire.
Alors avant de fermer votre PC et de basculer votre messagerie en mode absence, voici quelques bonnes pratiques pour partir l’esprit tranquille, et surtout pour revenir sans mauvaise surprise.
Solder les sujets qui ne peuvent attendre votre retour
Premier réflexe avant le départ : passer en revue les notifications, demandes et claims reçus ou à envoyer, et identifier ceux qui appellent une action avant votre retour. Le critère n’est pas l’ancienneté du sujet mais l’échéance du délai qui lui est attaché.
L’exemple classique est celui des mécanismes de claim enfermés dans des délais stricts. Dans les contrats FIDIC, la clause 20 impose ainsi de notifier une réclamation dans les 28 jours suivant la connaissance de l’événement qui la fonde, sous peine de déchéance du droit. Le même type de mécanisme se retrouve, sous des formes variées, dans bien des contrats de projets complexes : délais de contestation d’une réception, de réponse à une mise en demeure, d’émission de réserves.
Si un délai expire pendant votre absence, vous avez alors deux options : traiter le sujet avant de partir, ou organiser sa prise en charge par quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.
Une troisième voie existe, celle qui consiste à croiser les doigts, mais je ne peux la recommander.
Cartographier vos obligations du mois d’août
Le deuxième exercice consiste à dresser la liste de ce qui doit se produire, ou être surveillé, pendant votre absence. Livrables attendus, jalons contractuels, échéances de facturation et de paiement, expirations de garanties bancaires, renouvellements tacites, fins de périodes de réclamation ou de vérification.
L’objectif n’est pas de tout traiter avant le départ, mais de savoir précisément ce qui va se passer pendant que vous serez loin de votre écran. Un événement anticipé se délègue ou se prépare. Un événement découvert au retour, trois semaines trop tard, se subit.
La réalisation de cette cartographie a par ailleurs une vertu supplémentaire : elle vous permet de rassurer votre direction de projet ou votre direction des opérations avant de partir. Rien de tel qu’un point de situation clair pour éviter le fameux mail urgent du 15 août.
Organiser la continuité de service
Soyons lucides : peu d’organisations disposent d’un contract manager suppléant, disponible et prêt à prendre le relais au pied levé. Mais l’absence de doublure ne dispense pas d’organiser une continuité de service. Ce n’est pas parce que vous partez que plus rien ne doit se faire.
Concrètement, cela revient à trier les sujets en trois catégories : ce qui peut être délégué (à un membre de l’équipe projet, à un homologue, à votre manager), ce qui peut raisonnablement attendre votre retour, et ce qui relève de l’imprévu. Pour cette dernière catégorie, le dispositif le plus simple reste la mise en place d’une hotline : un canal convenu à l’avance (un numéro, une adresse relevée par un tiers) qui permet de vous joindre uniquement si un événement le justifie vraiment.
Bien calibrée, cette hotline se révèle bien souvent être votre meilleure alliée pour déconnecter. Vous savez qu’on ne vous appellera que si nécessaire, donc vous n’avez plus besoin de consulter vos mails « au cas où ». Et vous ne prenez pas le risque de passer à côté d’un événement capable de ruiner des mois, parfois des années, de travail contractuel.
Prévenir vos cocontractants
Une continuité de service bien organisée en interne perd beaucoup de sa valeur si vos contreparties contractuelles ne sont pas informées. Avant de partir, informez vos homologues côté client, partenaire ou fournisseur : qui contacter pendant votre absence, sur quels sujets, par quel canal.
Ce petit message de deux lignes évite bien des malentendus. Il réduit le risque qu’une notification importante atterrisse dans une boîte mail en jachère, et il montre que votre organisation reste pilotée, même en août. C’est aussi, tout simplement, une marque de professionnalisme dans la relation contractuelle.
Soyez fair-play !
Ma dernière recommandation se situe à mi-chemin entre le contract management et le savoir-être. Souvenez-vous que dans le camp d’en face aussi, derrière le contract manager se cache un humain. Un humain qui, comme vous, attend ses congés depuis des semaines.
Alors, sauf urgence réelle ou délai impératif, épargnez-lui le claim du vendredi soir envoyé juste avant votre propre départ en vacances. Ça ne fait plaisir à personne, ça ne fait souvent gagner que quelques jours théoriques, et ça peut abîmer durablement une relation que vous mettrez des mois à reconstruire. Le contrat est un cadre, la relation est un capital. L’été est plutôt une bonne saison pour préserver le second sans rien céder sur le premier.
Le contract management estival tient finalement en une idée simple : ce n’est pas votre présence qui protège le projet, c’est votre anticipation. Réponses soldées, échéances cartographiées, continuité organisée, interlocuteurs prévenus : voilà de quoi partir sereinement.
