Anticiper l’imprévisible, mission impossible ?
Les projets complexes, qu’il s’agisse de construction, d’infrastructures, d’énergie ou encore d’IT, sont rarement des longs fleuves tranquilles. Retards, surcoûts, désaccords contractuels, coactivités mal coordonnées… L’imprévu y est presque la norme.
Dans ce contexte, le rôle du contract manager ne se limite pas à la lecture du contrat ou à la gestion des courriers. Il ou elle est surtout là pour piloter les risques et opportunités contractuelles, alerter au bon moment, documenter, notifier… mais aussi anticiper les aléas avant qu’ils ne dégénèrent.
Et c’est justement là que se joue une grande partie de la valeur ajoutée du contract manager : sa capacité à détecter des signaux faibles, ces petits indices qui, s’ils sont bien lus, permettent d’éviter de grandes conséquences.
Voici 4 bonnes pratiques issues du terrain pour renforcer cette capacité d’anticipation ainsi qu’un éclairage sur Contracktime, une solution SaaS pensée pour accompagner concrètement cette démarche.
1. La rigueur documentaire au service de la prévention des aléas
Chaque contrat prévoit une organisation projet, une comitologie, des rapports périodiques, des livrables planifiés (planning détaillé, tableaux d’avancement, reportings logistiques) et la gestion des communications (distribution des emails, rédaction de compte-rendus de réunions…)
Ces éléments, bien qu’écrits, ne sont pas toujours mis en pratique tel que prévu. Pourtant, au-delà de générer un peu de travail administratif, ils ont une réelle utilité : ils permettent de déceler une multitude d’indices, parfois très discrets, sur les difficultés à venir. Quelques exemples :
- Une livraison de matériel reportée deux fois de suite.
- Une note technique incomplète ou absente à l’approche d’un jalon critique.
- Des comptes-rendus de chantier peu documentés ou jamais signés.
La bonne pratique, c’est de standardiser et contrôler le flux documentaire inhérent à ces réunions et rapports :
- Demander systématiquement les pièces prévues.
- Relancer en cas de retard ou de défaut.
- Vérifier l’exactitude et la qualité de ce qui est transmis.
Il ne s’agit pas de jouer les inspecteurs tatillons, mais bien de s’assurer que les processus prévus sont suivis, car des documents négligés sont souvent le symptôme d’un pilotage défaillant… et donc d’aléas en devenir.
L’astuce Contracktime
Sur la partie livrable : mettre en place une check-list documentaire à suivre chaque semaine, pour repérer les manquants et anomalies.
A l’extrême on peut mettre en place un système contractuel d’amende forfaitaire en cas de non-émission et/ou par jour de retard. Vraiment pas agréable à exercer mais les rapports permettent de sortir des indicateurs de performance qui eux-mêmes alertent sur la survenance d’aléas ou non :
- une courbe d’avancement réel en décalage par rapport à la courbe prévisionnelle = alerte aléas!
- un nombre de révision d’un document technique supérieur à 3 = alerte aléas!
- etc…
Les indicateurs indiquent l’existence d’aléas et la gestion de vos communications sera la clé pour comprendre et identifier leur(s) origine(s): nombreuses décisions, en particulier techniques, sont prises par email ou en réunion sans forcément prendre en compte les conséquences contractuelles et commerciales. Il est nécessaire de centraliser et trier ces échanges et décisions pour permettre au Chef de Projet et au Contract Manager d’avoir au plus tôt la bonne information, surtout si c’est une mauvaise nouvelle pour le projet !
2. Sensibiliser l’équipe projet : le contract management est l’affaire de tous
Un contract manager seul ne peut pas tout faire, tout voir, tout anticiper. Pour remonter les signaux faibles à temps, il faut que chaque acteur du projet sache ce qu’il faut surveiller, ce qu’il faut documenter, et surtout ce qu’il faut notifier.
C’est pourquoi communiquer autour du contrat est une excellente pratique. Quelques actions simples et efficaces :
- Réaliser un mémo contrat synthétique (qui peut selon les projets et les contrats se résumer à une feuille recto-verso, ou à quelques dizaines de slides) ;
- Animer une session de “contract awareness” (voir notre article sur la boîte à outils du contract manager) en début de projet ;
- Rappeler régulièrement les clauses clés sur les délais, pénalités, notifications, etc.
Un chef de chantier qui connaît les délais de réponse contractuels et les impacts d’un défaut de coordination pourra, par exemple, alerter beaucoup plus tôt en cas de problème.
L’astuce Contracktime
Le contrat ne fixe que les règles de collaboration telles que connues et anticipées par les parties à la date de signature. Parfois les parties n’ont jamais collaboré auparavant, jamais travaillé ensemble. Les règles prévues ne sont pas forcément adaptées à la réalité des parties. Le rôle du contract manager (ou du chef de projet s’il en a la casquette) est justement d’identifier tous les aléas qui naissent en cours de projet et de mettre à jour en conséquence le contrat au travers de travaux supplémentaires, décomptes, avenant, amendement, réclamation, dispute,etc, peu importe la forme ou le nom donné.
Le Contract manager n’a aucune influence sur l’existence d’un aléa, ce n’est qu’une fonction support dans l’équipe projet. Au plus tôt il en aura connaissance, au plus tôt il pourra en traiter les conséquences contractuelles et commerciales. Tout aussi expérimenté soit-il s’il n’a pas l’information il n’aura aucune valeur ajoutée. Les aléas sont issus de l’information produite par les productifs (Ingénierie, Achats, Production, Qualité, 3SE).
Le socle de base du contract management est l’administration du contrat: chaque information produite par une personne productive du projet a potentiellement une valeur contractuelle. Toutes les informations produites doivent être centralisées et archivées intelligemment.
Prenez l’ensemble des emails échangés par votre équipe projet et des réunions auxquelles elle a participées et vous êtes en mesure de retracer l’historique et la chronologie des sujets traitées par l’équipe; maintenant intégrez cette information directement dans votre planning et vous aurez l’explication de vos aléas: nous sommes en retard sur cette tâche planning parce que des clarifications techniques sont toujours en cours de discussion par email et/ou en réunion entre les parties. Contracktime est la plateforme qui vous permet par un simple tag de vos emails directement depuis votre Outlook d’identifier au plus tôt les aléas, de les expliquer et d’en justifier l’impact planning et coût.
Cas pratique sur une construction : la fermeture des faux-plafonds n’a pas été finalisée fin mars comme prévu car les parties ont discutés par email et en réunion jusqu’en juillet de l’ajout d’une trappe supplémentaire et jusqu’en juin d’un choix de couleur de peinture -> nous avons l’explication factuelle et indiscutable par les parties des aléas qui ont empêchés de respecter l’objectif planning.
Contracktime vous fournit en complément de ce rapport un récapitulatif complet et chronologique pour chaque sujet pour permettre au Contract Manager et Chef de Projet d’analyser sans perdre de temps les responsabilités contractuelles et commerciales.
3. Entretenir un bon relationnel avec les cocontractants
Détecter les signaux faibles ne passe pas uniquement par les documents. Les relations humaines jouent un rôle clé.
Un contract manager respecté, accessible, et perçu comme un facilitateur plutôt qu’un gendarme, recueillera plus d’informations, plus tôt, sur les risques et aléas.
Quelques bonnes pratiques relationnelles :
- Organiser des points informels réguliers, à côté des comités officiels.
- Instaurer des règles pratiques de fluidité, même non prévues au contrat (ex. : envoi systématique de copies scannées des lettres en plus des originaux postaux).
- Favoriser une communication franche et ouverte, qui repose sur la confiance.
Cela peut sembler secondaire… et pourtant : de nombreux écarts ou risques importants sont partagés en off, entre deux réunions, bien avant d’apparaître dans un compte-rendu officiel.
L’astuce Contracktime
Une mauvaise nouvelle communiquée tôt est une bonne information” (auteur inconnu). Cela résume tout. Au plus tôt vous identifiez et comprenez l’origine d’un aléa, au plus tôt vous pouvez le traiter: il ne va pas disparaître mais on peut anticiper et limiter les conséquences.
La plateforme Contracktime, en identifiant au plus tôt l’impact d’un sujet discuté par l’équipe sur le planning, permet au Contract Manager et au Chef de Projet de d’exposer au plus tôt à la ou les parties prenantes concernées la situation pour en priorité adapter l’opérationnel et ensuite anticiper les conséquences contractuelles et commerciales. Un client sera à l’écoute si vous lui indiquez au plus tôt les conséquences planning et coût de sa demande de modification, vous travaillerez plus sereinement sur la modification demandée si votre Client a validé en connaissance de cause son potentiel impact planning.
Une approche collaborative et une analyse factuelle en continu tout au long du projet ne sera que bénéfique pour votre relation commerciale.
4. Capitaliser sur les REX pour mieux prédire les aléas
Enfin, le quatrième levier est l’intelligence collective : ce que vous avez appris sur un projet peut (et doit) servir au suivant.
Les retours d’expérience (REX), bien réalisés, permettent :
- d’identifier les causes racines des aléas passés,
- de construire des indicateurs prédictifs,
- et d’ajuster les jalons, clauses et organisations contractuelles à l’avenir.
Prenons un exemple : si vous constatez que, sur trois projets consécutifs, les études de génie civil prennent systématiquement 4 semaines de plus que prévu du fait d’une transmission tardive des plans, vous pouvez :
- intégrer un jalon intermédiaire de validation plus tôt,
- prévoir une clause d’ajustement de planning,
- et anticiper en informant les équipes dès le lancement du projet.
L’astuce Contracktime
Identifier et comprendre les aléas permet de s’améliorer et anticiper que ce soit en cours de projet ou pour d’autres projets :
Un aléa apparaît, on identifie son impact planning et coût mais va-t-il se reproduire? Ne faut-il pas immédiatement adapter les termes du contrat pour l’inclure comme un événement récurrent soumis à des conditions de règlement prédéfinies et ainsi éviter de nouvelles discussions contractuelles et commerciales lorsqu’il se reproduira?
Il existe 2 types d’aléas :
- les tâches nouvelles non prévues au contrat de base
- l’incapacité de réaliser les tâches prévues selon les délais et/ou budgets prévus au contrat de base
Cette dernière catégorie est probablement la plus complexe à suivre pour un Contract Manager ou Chef de Projet car elle implique de mettre en place une veille tout au long du projet. Contracktime permet de constituer l’historique et la mémoire du projet au fil de l’exécution du projet.
“Toute information produite à potentiellement une valeur contractuelle”: un email n’a pas d’impact contractuel au moment où je l’envoie car porte sur un sujet du contrat de base et est dans les délais prévus; mais si ce sujet est toujours discuté 3 semaines plus tard et que l’on se retrouve hors délai alors mon premier email a désormais une valeur contractuelle : il acte et prouve que j’ai bien investi les ressources en temps et en quantité pour la prestation et qu’il faudra désormais s’accorder sur une extension de mobilisation de ces ressources.
Facilitez l’identification de signaux faibles avec Contracktime
Nous l’avons vu, détecter les signaux faibles permet d’améliorer la performance de ses projets. Pour autant, s’il existe de bonnes pratiques à mettre en place, le contract manager peut parfois être démuni au regard des nombreuses actions qu’il a à mener au quotidien.
Contraktime peut ainsi assister le contract manager ou le chef de projet dans la mise en place des bonnes pratiques que nous avons identifiées ci-dessus. En effet, cette solution SaaS permet de :
✅ Tracer les écarts en temps réel entre prévisionnel et réalisé
✅ Visualiser l’évolution des aléas sur le planning et le budget
✅ Documenter les causes et les décisions
✅ Et centraliser les informations critiques dans une interface claire
Contracktime agit ainsi comme un sismographe contractuel permettant de capter les premiers frémissements pour anticiper au mieux la secousse majeure. Et donne au contract manager les moyens d’alerter, de notifier, de proposer des ajustements… avant qu’il ne soit trop tard.
🎯 Pour en savoir plus et demander une démo : www.contracktime.com
