L’évocation d’un nouveau virus a suffi. En quelques jours, le mot « hantavirus » a ravivé chez beaucoup de contract managers des souvenirs que l’on croyait désormais loin derrière nous : ceux du printemps 2020. Six ans, déjà. Un foyer identifié à bord d’un navire de croisière, une alerte de l’OMS début mai, les premiers cas suivis en France, et le scénario prend un air de déjà-vu. Les autorités sanitaires insistent pourtant : à ce stade, le risque pour la population générale reste faible, sans commune mesure avec le Covid-19.
C’est peut être la seule certitude à date : pronostiquer l’évolution d’une épidémie ou pandémie n’est pas notre métier. En revanche, anticiper ses conséquences contractuelles, l’est. Après le détroit d’Ormuz il y a quelques semaines, voici une nouvelle occasion de se poser la seule question qui nous concerne directement : si une crise sanitaire devait s’installer, serais-je prêt à faire face ?
Pour y voir plus clair, voici quatre réflexes simples issus du REX Covid, à activer dès maintenant.
Réflexe n°1 : auditer son parc contractuel
En réalité, cette menace épidémique est avant tout une bonne raison de le faire (et de convaincre votre hiérarchie de vous accorder un peu de temps pour le faire).
L’exercice, bien connu des contract managers, consiste à parcourir l’ensemble de ses contrats pour recenser, dans un tableau ou autre support, ce qui y figure réellement en matière de risque épidémique.
On veille ainsi à commencer à regarder si le cas épidémique ou pandémique est traité, et si oui comment : nommé en tant que tel, rattaché à la force majeure, logé dans une clause spécifique, ou tout bonnement absent. Il convient ensuite d’observer la répartition du risque, c’est-à-dire ce qui est inclus, ce qui est explicitement exclu, et surtout les zones grises.
On vérifie les modalités de déclaration, sur le fond comme sur la forme : qui notifie qui, dans quel délai, sous quelle forme, avec quelles pièces. Enfin, on pourra terminer par les conséquences prévues, de la suspension à la résiliation en passant par la prolongation de délai, la prise en charge des surcoûts ou les plafonds applicables.
Ce travail vaut pour les contrats clients comme pour les contrats fournisseurs, avec des dogmes souvent différents qu’il faut cartographier en tant que tels.
Quelle que soit l’issue de cet épisode Hantavirus, ce travail de cartographie n’est en réalité pas un luxe car dans le contexte géopolitique actuel, un parc contractuel audité est un parc que l’on pilote plutôt qu’un parc que l’on subit.
Réflexe n°2 : préparer (ou mettre à jour) ses courriers type
Vous les avez peut-être conservés depuis 2020. Si c’est le cas, l’occasion est idéale pour un rafraîchissement, car les contrats ont évolué, la prise en compte du risque épidémique aussi. Si vous ne les avez pas, c’est le moment de les construire, car comme nous le disions dans le chapitre précédent, dans les temps actuels, ce n’est pas un luxe.
L’idée ici est d’anticiper afin d’éviter de se transformer en machine à écrire une fois l’épidémie venue. Idéalement, un courrier unique mais avec un certain nombre de variables, qui pourra être alimenté automatiquement (via une automatisation par exemple) par la cartographie que vous aurez réalisée.
Pour chaque contrat, ou chaque famille de contrats, on renseigne les paramètres déjà consignés : destinataire et circuit de notification, délai contractuel, forme exigée (LRAR, plateforme dédiée, courriel avec accusé), références de clause, pièces justificatives attendues.
Cela vous permettra, le jour venu, de ne pas rédiger dans l’urgence.
Car l’urgence est bien souvent un vecteur d’erreurs, et en contract management nous savons tous que l’erreur, si infime soit elle, peut faire basculer un dossier du mauvais côté.
Réflexe n°3 : accentuer ses efforts de prévention
Le contract management est (trop ?) souvent voué à agir en réaction, c’est en quelque sorte la nature du job.
Cela n’interdit cependant pas d’essayer d’être dans l’anticipation. Pour cela, quatre gestes « barrière » concrets suffisent souvent.
- Le premier consiste, dès la survenance d’un évènement potentiel, simplement à adresser un rappel à ses partenaires et fournisseurs critiques afin qu’ils soient vigilants et ne manquent pas à leurs obligations, qu’il s’agisse de continuité, d’information ou de plans de repli, car un courrier de rappel aujourd’hui vaut mieux qu’un constat de défaillance demain.
- Le second tient au renforcement de l’affichage et de la sensibilisation sur les chantiers et les sites, en lien avec les équipes HSE. Une nouvelle fois, il s’agit d’une action simple et peu coûteuse, qui aura néanmoins une utilité réelle en cas de survenance.
- La troisième bonne pratique consiste à intégrer une section dédiée aux livrables périodiques, par exemple un point « risque sanitaire » dans le reporting mensuel ou le livrable HSE, où quelques lignes suffisent à créer la trace, entretenir la vigilance et objectiver la position de chaque partie le moment venu.
- Enfin, la dernière précaution à prendre, qui en revanche peut s’avérer plus fastidieuse, consiste à organiser un point avec certains de vos interlocuteurs privilégiés pour leur rappeler la posture et les bons réflexes contractuels à adopter en cas de survenance d’un sinistre de nature épidémique.
Vous l’aurez compris, ce réflexe n°3 vise à faire de la prévention un échauffement pour que tout le monde soit au diapason et travaille à l’unisson si nous devions avoir à revivre une crise sanitaire.
Réflexe n°4 : ne pas paniquer, nous sommes mieux préparés qu’en 2020 !
Dernier réflexe, et non le moindre : garder son sang-froid.
Quoi que puissent en dire les experts et contre-experts sur les chaînes d’actualité en continu, il est certain que nous ne repartons pas de zéro !
Les supply chain ont été éprouvées, les modes de travail à distance sont rodés, les plans de continuité d’activité ont été écrits et testés en conditions réelles.
Surtout, une culture de la gestion de l’aléa s’est diffusée, avec des rédactions plus précises, des mécanismes de partage du risque mieux pensés et des retours d’expérience capitalisés. Le contract manager de 2026 dispose d’un outillage que celui de 2020 avait dû improviser. Anticiper n’est pas s’alarmer, c’est mettre cet acquis au travail.
Conclusion
L’inconnu est devenu le « new normal », et l’aléa, le terrain de jeu naturel du contract manager.
On ne se réjouira jamais de l’avènement d’une crise sanitaire. Mais entre la subir et la piloter, il y a précisément l’espace que notre métier occupe, celui de l’anticipation et de la rigueur.
Bien pilotées, les crises ne subissent pas, elles s’encaissent. Dans certains cas, elles peuvent même se transformer en opportunité contractuelle. Le hantavirus n’est, à cet égard, qu’un rappel de plus : le meilleur moment pour se préparer à faire face à un aléa, c’est toujours avant sa survenance.
